Удобно и просто: как организовать командировку в строительной компании
фото: onetwotrip.com
Отправить в деловую поездку несколько сотен сотрудников, ежедневно покупать десятки билетов и бронировать для всех отели, спланировать бюджетный выезд за рубеж в высокий сезон… Это неполный перечень сложностей, с которыми может столкнуться бизнес при организации командировок. Сегодня хотим на реальном примере рассказать, как можно легко и эффективно решать эти и другие задачи.
«Пондера-Индустри» — строительная компания, специализирующаяся на выполнении промышленных механомонтажных работ. Уже несколько лет ее сотрудники без проблем организуют и оформляют любые деловые поездки по России и миру. И большинство задач за них выполняет сервис по организации командировок OneTwoTrip for Business.
Нужно покупать много билетов
В компании работает более 4500 человек. Направлять людей в деловые поездки приходится регулярно, и каждый день нужно покупать минимум 10-15 билетов. В среднем в месяц организуется порядка 100 командировок. Самый крупный из недавних заказов — авиаперелет на 200 человек из Узбекистана в Иркутск.
Билеты нужны срочно
Часто строительным компаниям нужно отправить сотрудников на объект срочно и нет возможности спланировать перелеты заранее. Иногда не хватает времени даже на вдумчивое оформление билета и заполнение всех полей заказа — и в этом случае выручают сервисы для организации командировок. Предпочтение лучше отдавать тем, у кого автоматизированы процессы: данные сотрудников заполняются из списка работников, оформление билета или брони в отеле занимает не больше пары минут, а оплата проходит моментально.
Важно найти выгодные варианты
Сотрудникам компании может быть трудно сравнивать и анализировать цены на билеты в нескольких авиакомпаниях. Эту работу также можно передать сервису, который сразу покажет все доступные варианты с сортировкой по стоимости. Сам сервис бесплатный, никакой абонентской платы и скрытых комиссий нет — цена, которую сотрудник видит в результатах поиска, окончательная. Кроме того, можно подключить корпоративные программы лояльности авиакомпаний и копить бонусные мили. В сервисе есть и своя бонусная программа: определенный процент от покупок копится в виде баллов, которыми можно после оплачивать заказы. И еще один важный момент — цены на авиабилеты для корпоративных клиентов ниже, чем для физических лиц.
Отдельно отметим, что на OneTwoTrip for Business доступно огромное количество вариантов билетов — к сервису подключены 800 авиакомпаний, летающих по всему миру, и более 2 миллионов отелей. При поиске показываются все доступные варианты, и среди них всегда найдется подходящий.
Бронировать тоже очень удобно: билеты и отели можно оплачивать как корпоративной картой, так и с депозита, а если компании больше подходит постоплата по счету, такой вариант тоже доступен.
Возникают нестандартные задачи
Иногда в компании могут возникать сложные запросы, для решения которых приходится подключать службу поддержки. И в этом случае важно, чтобы сотрудники работали круглосуточно и могли предлагать соответствующие требованиям варианты.
Например, «Пондера-Индустри» однажды требовалось вывезти группу сотрудников из Ташкента в высокий сезон. Подходящих рейсов на требуемые даты не было, но менеджер OneTwoTrip for Business предложила организовать чартерный рейс на большее количество пассажиров. Этот случай показал, что специалисты сервиса погружаются в сложности клиента и хорошо понимают его задачи и требования.
Сложно оформлять документы для бухгалтерии
Подготовка и заполнение всех необходимых для бухгалтерии документов может занимать много времени и требовать определенных навыков. Поэтому важно выбирать сервисы, в которых этот процесс автоматизирован.
Так, компания «Пондера-Индустри» довольна тем, что вся отчетность формируется автоматически. На сайте и в приложении OneTwoTrip for Business можно открыть карточку каждого сотрудника и просмотреть финансовые отчеты. Каждый месяц сервис направляет в компанию детализированный отчет. Все закрывающие документы по каждой командировке тоже формируются без участия сотрудников, и при желании их можно сразу отправлять в 1С: сервис легко интегрировать с бухгалтерским программным обеспечением.
Отдельно отметим, что можно заказывать справки о перелетах: они требуются бухгалтеру, если сотрудник потерял посадочный талон. В OneTwoTrip for Business такой документ оформляется бесплатно, его можно будет скачать через 3 дня после того, как билет был использован.
Удобно работать с сервисом и в том случае, когда в компании оформлено несколько юридических лиц — между ними можно переключаться в едином «Личном кабинете».
Непросто выбрать подходящий сервис
На рынке работают десятки сервисов — от известных решений от крупных компаний до небольших тревел-агентств, специализирующихся именно на деловых поездках. Выбрать тот, что подойдет именно вашей компании, может быть непросто.
Решение — пробовать и сравнивать на практике. «Пондера-Индустри» заключала договоры с двумя компаниями, и некоторое время ответственные сотрудники сравнили плюсы и минусы. Интерфейс сервиса-конкурента был признан неудобным для ежедневной работы, и с ноября 2020 года «Пондера-Индустри» все командировки организует только через OneTwoTrip for Business.
